MS플래너 캠페인 - 3탄
최적의 업무 관리 툴은? MS플래너 VS 트렐로(Trello)
기업들이 팀 업무 및 프로젝트 관리 툴로 많이 찾는 제품이 Microsoft 플래너와 트렐로(Trello)입니다. 업무 관리 툴에 관련한 앞 선 2개의 포스트에서 저희 디모아는 “엔터프라이즈 업무 관리 툴의 선택 기준” 그리고 “가장 최적의 업무 관리 툴, Microsoft 플래너!”를 소개해 드렸죠.
그런데 이렇게 마무리하면 아쉬워하는 분들이 많을 것 같아서 세 번째 포스트에서는 “Microsoft 플래너와 트렐로”를 비교 정리해 보았습니다.
Microsoft 플래너 vs. 트렐로 비교 항목
서비스 등록 및 로그인 편리성
MS플래너
MS플래너 사용을 위해서는 오피스 365 계정이 있어야 합니다. 이미 오피스 365를 사용 중인 기업이라면 바로 사용이 가능하고, 계정이 없다면 무료 체험 사이트(products.office.com/ko-kr/try)에서 등록 후 이용할 수 있습니다. 오피스 365에 로그인 다음 MS플래너 앱를 클릭하면 플래너 서비스가 시작됩니다. 왼쪽 하단에 플래너 앱이 보이시죠 (그림 1참조)
플래너는 오피스365와 통합된 서비스이기 때문에 별도 로그인 및 사용자 등록은 필요 없습니다. 플래너에서 특정 사용자를 초대하면 아웃룩을 통해 이메일 초청장이 해당 사용자에게 전달됩니다.
그림 1) MS플래너 화면 및 초기 화면
트렐로 (Trello)
트렐로를 처음 사용하는 경우에는 왼쪽 그림과 같이 트렐로 계정을 먼저 생성한 다음 이용할 수 있습니다. 계정을 새로 만들거나 구글 계정을
이용 할 수 있습니다.
서비스 등록과 로그인 편리성으로 제품의 우위를 나누기는 힘들죠. 업무 관리 툴 분야의 선두인 MS플래너와 트렐로 각각의 인증 방식은 이렇다! 라고 생각하시면 좋을 것 같습니다
그림 2) 트렐로 계정 생성과 초기 화면
업무 대쉬보드 통합 분석
MS플래너
MS플래너는 대기업 및 중소기업 모두 업무 관리에 활용할
수 있는 깔끔하고 잘 정리된 대쉬보드 기능을 제공합니다. 업무를 실질적으로 분배, 관리 및 분석하고 싶은 사용자들을 위해 군더더기 없이 필요한 정보만을 선택해서 제공합니다.
그림 3) MS플래너 업무 대쉬보드
시간과 장소
제약없이 일할 수 있는 환경을 제공하는 것도 한정된 시간에, 업무 할당(누가 어떤 업무를 하는지)과 업무 현황 (진행 중, 지연, 완료 등)을
한 눈에 파악할 수 있습니다. 그리고 플래너 안에서 업무 담당자와 논의를 하거나 이메일로 업무 지시나 협조 등을 할 수 있습니다.
트렐로 (Trello)
트렐로 무료 버전 대쉬보드는 현재 업무 상황에 대한 가장 기본적 정보들을 제공합니다. 사용자가 중요하다고 설정하거나 자주 들여다 보는
업무 항목을 맨 위쪽에 배치해 보여주는 특징이 있습니다. 그러나, 아쉽게도 MS플래너처럼 전체적으로 업무 현황을 파악해야 하는 경우가 많으면,
트렐로 유료 버전을 사용해야 합니다. 대쉬보드 기능에서는 MS플래너가 좀 더 편리하네요.
그림 4) 모든 기기를 지원하는 MS플래너
업무(프로젝트) 생성 방법
MS플래너
플래너에서는 아주 쉽게 새 업무(프로젝트)를 만들 수 있습니다. 먼저 "플랜(Plan)"를 만들고 이름을 정해주면 끝입니다. 그리고 아웃룩에서 해당 플랜에 대한 논의를 할 수 있는 링크와 연결된 이메일 주소를 만들 수 있습니다. 그리고 그림에 보이는 것처럼 업무 속성에 따라 공개(Public) 혹은 프라이빗 (Private)으로 설정해서 특정인만 보게 하거나 구성원 모두에게 허용할 수 있습니다. 필요하면 플랜에 대한 설명을 추가할 수 있습니다.
팀원 추가가 필요하면 드래그 & 드롭 방식으로 사용자를 추가할 수 있습니다.
그림 5) MS플래너 업무(프로젝트) 생성 화면
트렐로 (Trello)
트렐로도 보드를 이용해서 프로젝트를 만드는 방식을 제공합니다. MS플래너와 거의 같은 방식이라고 할 수 있습니다. MS플래너와의 차이점은 설명(description)과 이메일 주소를 추가할 수 없다는 점입니다. 사용자 추가는 해당 사용자의 이름을 직접 입력해야 하는 방식입니다. 그리고 트렐로는
아직 한글 UI가 지원되지 않아, 불편을 느끼는 사용자들도 꽤 있습니다. 업무(프로젝트) 만드는 것도 MS플래너가 좀 더 편리하네요.
그림 6) 트렐로 업무(프로젝트) 생성 화면
업무(프로젝트) 관리 방법
MS플래너
플래너 사용자는 업무를 만들어서 버킷에 추가한 다음 그 업무를 담당할 인원을 할당하는 흐름입니다. 태스크는 "진행 중", "지연" 혹은 "완료" 의 3가지 상태로 분류할 수 있고 팀원의 아이콘을 선택한 후 드래그 & 드롭 방식으로 업무를 할당할 수 있습니다. 쿨한 기능이죠.
그림 7) MS플래너 담당자 할당 및 관리 화면
트렐로 (Trello)
트렐로는 카드 (아래 그림 참조) 방식을 사용해 특정 업무에 여러 팀원을 할당하거나 해당 업무의 리더를 추천할 수 있습니다. 트렐로는 자동화 기능을 이용해 관리자 업무 진행 보드를 구성할 수 있는 봇 (bot) 기능도 최근에 출시했습니다. 태스크 관리 기능은 트렐로가 앞서네요.
그림 8) 트렐로 업무 할당 및 관리 화면
마감일(Due Date) 관리
두 제품 모두 업무 마감일을 설정할 수 있지만 플래너는 업무를 "완료"로 설정할 수 있는 옵션이 더 제공됩니다. 그리고 완료된 업무는 "숨기기"기능을 통해 저장할 수 있고 필요할 경우에 체크 박스 기능을 해제해서 다시 나타나게 할 수 있습니다.
MS플래너
플래너는 태스크 커버를 통해 업무를 "미리 보기 (Preview)"기능을 제공합니다. (트렐로는 아직 제공하지 않네요) "미리 보기로 설정" 단추를 체크하면 해당 태스크에 속하는 플랜 보드에서 점검 항목들을 확인할 수 있습니다. 이 기능 덕분에 태스크 카드를 열지 않고도 업무를 정리할 수 있는 편리함이 있습니다.
MS플래너는 그림 9와 같이 아웃룩 일정 기능과 연동되어 있어 일정관리 생성 및 관리 그리고 팀원들과의 공유가 매우 편리합니다.
업무 일정 관리는 물론이고 “일정” 기능에서 바로 업무 (프로젝트)를 생성할 수 있습니다. 물론 담당자 할당도 가능하죠.
그림 9) MS플래너 마감일 및 일정관리
트렐로 (Trello)
트렐로에는 일정관리가 기본 제공되지 않기에 별도 서비스를 이용해야 합니다. Power-ups라고 하는 일종의 마켓플레이스 필요한 앱이나 서비스를
불러다 쓰는 방식입니다. (이용할 서비스에 따라 유무료를 확인해야 합니다.) 트렐로 사용자는 캘린더 파워-업 기능을 이용해서 모든 업무들의
상황 파악 및 일정 관리를 효과적으로 할 수 있습니다. 마감 기한 관리도 MS플래너가 좀 더 매끄럽고 전체적인 정보 수집에 편리할 것 같습니다.
그림 10) 트렐로 Power-ups 일정관리 화면
그리고 후발주장인 Microsoft 플래너가 급성장하는 이유는?
l SW시장에서의 Microsoft 브랜드 위상과 시장 장악력
l 1.3억명 기업 사용자를 확보한 오피스365 서비스와의 통합
- 플래너는 오피스 365 기본 서비스입니다.
l 프로젝트 관리 SW 분야의 경험 (MS프로젝트)과 고정 고객 확보
- 잘 모르는 분들도 있지만, 프로젝트 관리 솔루션 분야에서 Microsoft는 몇 년째 시장 점유율 1위를 유지하고 있습니다. 그 경험과 노하우가 큰 자산일 겁니다.
l 클라우드 서비스 분야에 대한 MS의 지속적이고 공격적인 투자
- MS플래너도 클라우드 서비스입니다. 클라우드 올-인이 Microsoft 전략이죠.
여러분 기업에 적합한 업무 관리 툴을 검토하고 계신가요? 그렇다면, Microsoft 플래너가 최선의 선택입니다!