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Office365◇적용 시나리오

Office 365 팀포털을 이용한 문서 중앙화

안녕하십니까

 

디모아 Cloud Evangelist 현광수 입니다.

 

우리는 일하는 와중에 얼마나 많은 서류를 접하게 될까요?

 

등본, 초본, 등기부등본, 토지대장, AA등록부, BB등록증 등등에 

 

업무보고를 위한 서류 파일에, 메모장 파일에, 사진 파일까지......

 

우리는 기본적으로 하루 업무 시간 이내에 많은 어림잡아도 몇십장의 서류를 접하게 됩니다.

 

 

혹은 어느 분은 그만큼의 서류를 만들기도 하시고 서류를 발급받으러 외근도 나가시고, 그렇게 많은 종류 많은 양의 서류를 접하게 됩니다.

 

심지어는 거기에 요즘에 민감한 개인 정보까지 포함되어 있는 경우도 있고 말이죠

 

 

 

 

자 그럼... 어떻게 관리해야 우리 좀 편하게 일할 수 있을까요?



아... 맞다 그러면서 혹시 지금 공감하고 있지 않으신가요 ???

 

저는 예전에 어떤 사무실에 미팅차 방문 했을 때 엄청난 걸 보고 말았습니다.

 

책상에 무섭도록 많이 쌓여 있는 서류들, 두꺼운 서류봉투안에 몰아서 들어가있는 두터운 서류봉투 뭉치들

 

그리고 서류 숲을 헤매며 전화하고 계시는 우리 고객님

 

"누구야 그거 어디다 놨지? 여기 있어야되는거 아니야?"

 

"그거 거기 있어요. 찾아보세요"

 

그 분 앞에는 근 일주일간 쌓여있던 몇 십개의 서류봉투, 그리고 그 안에 담겨져 있는 몇 백장의 서류들이 있었습니다.

 

그리고 전화 받는 분은 지방 출장중이어서 직접 찾아드릴 수 없는 상황이었죠

 

궁금하게 있으면 네XX나 다X이나 구X에 물어보면 10초면 찾을 수 있는 요즘 시대에....

 

서류 더미를 뒤지고 있다는거.... 너무도 슬픈 이야기 아닙니까?

 

 

서류 쌓여있는거 저거 검색할 수 있었으면 참~ 좋겠다 라는 생각 해보셨죠???


Office 365 에서 제공하는 SharePoint Online 과 OneDrive for Business를 이용하면 위에 보이는 저런 기능들을 이용할 수 있어요.


SharePoint는 사내의 각 팀들 혹은 조직 전체의 사이트를 만들고 관리할 수 있게 하는 기능을 제공하죠


쉽게 얘기하자면 사내의 각자 컴퓨터에 흩어져 있던 정보들을 포털 사이트 형식으로 한 장소에 모아서 관리한다는 겁니다.


이런 것들이 또한 MS 기반의 메일(Exchange Online), 메신저(Skype for Busienss)와 연동이 되기도 하죠





자... 그럼


우리는 왜 포탈사이트에 접근할까요?

 

분명히 내가 인터넷 브라우저를 열어서 포털에 접속할 때는 

알고 싶거나

하고 싶거나

보고 싶거나

듣고 싶은게

있었을 겁니다.

 

그렇죠?

 

  

그래서 우리가 브라우저를 열자마자 나오는 웹페이지는 항상 포털 사이트잖아요?

아닌분도 있겠죠 물론 있습니다.

 

 

포털 사이트에서는 검색도 되고, 쇼핑도 되고, 음악도 듣고, 제공하지 않는 서비스면 어디로 가야된다고 가르쳐주기까지 하죠

 

 

 

우리가 하는 업무에서도 그런 환경을 제공 받으려면 어떻게 해야 할까요?

 

네!!! 사내 포탈 사이트를 구축하면 됩니다!!!

 

 

하지만 그거 아무나 하는거 아니잖아요?

서버도 있어야되고,

디자인도 해야 되고,

보안도 신경써야 되고,

네트워크도 구축해야 되며,

항상 누군가가 관리해줘야 되고,

무엇보다 이걸 하려면 돈이 많이 들죠

 

 

그러면... 아래 그림을 볼까요???



팀 내 포털 사이트는 이런식으로 운영 됩니다.



 

원빈 대리는 오늘 등기소에 외근을 나갔어요.

 

등기부 등본을 하나 발급 받았죠

 

이걸 들고 다음 출장지로 이동해야 되요.

 

그런데 사무실에 있는 허상 과장님에게 전화가 오네요.

 

"방금 발급받은 서류 좀 보내주세요."

 

우리는 아주 예전에는 이걸 하려면 팩스를 보내거나

 

일일히 불러주거나 했고, 

 

요즘은 사진 찍어서 문자나 톡으로 보내죠

 

그런데 우리 원빈 대리는 가볍게 핸드폰에서 어플 하나를 실행하고 사진을 찍은 뒤에 터치 두번으로

 

무려 사진내 글자가 검색되는 이미지를 클라우드에 업로드 합니다.

 

1분이 채 걸리지 않아요.

 

허상 과장님은 이것저것 물어볼 필요 없이

 

무료로 제공된 사내 팀 사이트에 접속 원빈 대리가 업로드한 파일을 확인,

 

중간 보고를 위해 개인정보를 가리고 협력 업체에 공유합니다.

 

원본은 물론 버전관리 되어 유지된 채로 말이죠

 

그리고 허상 과장님은 지방 출장 중인 우리 유리 부장님에게 전화합니다.

 

"이거 좀 이상한데 한번 봐주세요."

 

전화 받은 유리 부장님은 출장 중에 가지고 있는 노트북으로 바로 서류를 확인합니다.

(클라우드에 업로드 되어 있으니까요. 인터넷만 되면 되요!)

 

그리고 해당 서류가 문제 없는지 확인하고자 날짜 별로 정리되어있는 업로드 서류를 훑어봅니다.

 

문제 없다는 것을 확인한 뒤에 본인이 정리한 업무 자료를 업로드 하구요.

 

이렇게 하루가 저물어가는데 퇴사한 우리 ABC 사원이 혹시나 하고 팀 포털에 접근 합니다.

 

 

하지만 !! 관리자가 클릭세번만으로 이미 접근 권한을 삭제했으니 접근이 되지 않습니다.

  

 

이렇게 A사무실의 하루가 마무리 되어갑니다.

 

 

 

 

계속 클라우드 클라우드 하는데


네 나와있는 그대로 입니다.

(이봐 1TB는 1,024GB 라고..)

 

74년씩 일하기보다는 37년 정도 일하는게 좋겠죠...?


저기 보이는 저 사진 찍은 문서는 그 안의 텍스트 섹션, 페이지 별로 검색이 됩니다. (문자인식기술 : OCR)

 

그냥 우리 항상 쓰는것처럼 Ctrl + F 로 눌러서 찾으면 되는거죠


  

이제 원본이 필요한 서류만 그냥 보관하시면 되요. 언제 어디서 어떤 서류를 작성했던, 발급받았던, 발급해줬던 간에 클라우드에 다 자료가 남아 있으니까요.

 

이렇게 시간이 흐르게 되면 모든 자료가 회사의 데이터베이스화 되는 겁니다. 회사가 일해온 기록이고, 커나가는 기록이며, 문제가 있을 바로 날짜의 카테고리에 접근해서 확인할 있는 것이고, 원치 않는 송사에 휘말릴 때라도 근무기록이 모두 저장되어 있으니 편히 송사를 진행할 있겠죠

 

그냥 궁금하면 검색해보면 나오니까요.

 

 

 

 

이렇게 한 곳에 모여 있는 문서는 그럼 누구껀가요? 클라우드에 올리면 클라우드 회사꺼 아닌가요?

Microsoft 의 데이터의 소유자는 사용자

 

출처 : https://www.microsoft.com/ko-kr/trustcenter/Privacy/default.aspx






이렇게 지금까지 우리가 문서를 관리함에 있어서 어떤식으로 어떻게 해야 좀 더 편하게 일하고, 좀 더 빨리 일할 수 있는가에 대한 방법을 알아봤습니다.

 

 

Office365와 함께라면 여러분의 업무는 시간은 덜 쓰고, 더 편해집니다. 

 

 

 

 

 

감사합니다.