많은 문서들 어떻게 관리 할까요?

안녕하세요 디모아 Cloud Evangelist Team 이향욱입니다.

의류 제조사에서는 문서 이동이 상대적으로 많은 편입니다.

문서 이동간에 발생하는 문제는 없으셨나요?

어떤 문제들이 발생하는지 한번 알아보도록 하겠습니다.

 

구상단계 -> 디자인 설계 단계 -> 제조 단계까지 문서가 대량 발생하여 전달하다보니 전달과정에서 누락되거나 문서가 분실되는 현상이 발생합니다.

또한 외부에 문서가 유출될 위험이 발생하게 됩니다. 

디자인 or 회사 기밀문서가 유출되면 회사입장에서는 공들인 사업이 백지장이 되기도 합니다.

이러한 문제들을 어떻게 해결 할 수 있을까요?

대량의 문서가 생기다보니 각 담당자가 확인 할 파일 및 유사한 파일명으로 사용자 입장에서는 혼동이 생깁니다. 

Office 365의 Delve 기능을 통해 사용자가 자주 사용하고 연관성있는 문서들을 검색하여 표시해 주기 때문에 위 문제는 해결이 가능합니다.

개인이 문서를 보관하다보면 담당자의 부재의 부재로 적절한 시기에 문서를 전달하지 못하는 경우가 발생합니다.

Office 365 SharePoint Online을 사용하면 문서를 중앙 관리하여 회사의 자산으로 축적 가능하고 언제든지 문서에 접근할 수 있습니다.

또한 권한 관리를 통해 사용자 별 맞춤으로 접근권한을 부여할 수 있습니다.

문서가 업데이트시 자동으로 버전기록을 남겨 언제든지 이전버전으로 복구가 가능합니다.

문서 전달 시 기존에는 다양한 도구(이메일, 메신저, 스토리지, usb, 출력)등을 사용해서 공유하고 전달하였습니다.

여러번의 의사소통이 필요하고, 시간과 정확성에서 비효율적이였습니다.

SharePoint Online을 사용하여 문서 중앙관리를 한다면, 실시간으로 자료가 필요한 사람이 접근하여 사용 할 수 있습니다.

SharePoint Online으로 문서전달 및 관리에 대한 불편함을 해소해보세요

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