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[MS플래너 캠페인 1탄] 여러분 회사의 업무 및 프로젝트 관리는 잘 되고 있나요?

-MS플래너 캠페인 - 1






여러분 회사의 업무 관리는 잘 되고 있나요??


"The more with less!"


21세기에 들면서 미국 기업들이 자주 사용하던 경영관리 단어입니다. 해석을 하자면, “더 적은 자원으로 더 많은 업무를 수행하고 결과를 만들자!”정도가 아닐까 합니다. 더 쉽게 풀어보면 “업무 생산성의 극대화!”가 될 겁니다. 미국 기업들의 이 캐치-프레이즈는 2008년 금융 위기를 지나면서 전 세계 기업으로 확산되고 하나의 표준 지침처럼 자리를 잡고 있습니다.  




우리 기업의 상황은?

 


우리 기업들의 상황은 어떨까요? 주 52시간 근무제, 인력 최적화로 인한 직원 1인당 업무 증가, 협업 대상과 범위 증가에 따른 업무 복잡도 증가와 이에 비례한 업무 효율성이 떨어지는 상황이 늘고 있습니다.

대외적으로는 우리 경제의 축을 이루는 많은 제조기업들이 중국을 비롯한 제조 신흥국의 저임금 구조 기반의 공격에 어려움을 겪고 있습니다. 이를 타개할 수 있는 솔로몬의 지혜는 다양하게 논의될 수 있습니다.

그리고 우선 확보해야 하는 역량 중 하나는 효율적 업무 및 프로젝트 관리 체계 확보를 통한 업무 생산성강화입니다.

즉, 우리 기업들도 “The more with Less!” 전략을 더 빨리 내재화 해야 한다는 것이죠.  


업무 생산성 강화를 위해 업무관리 체계를 구축하는 좋다고 했는데, 아래 언급된 일들이 여러분 기업에서 일상적으로 일어나고 있다면 꼭 검토하시기 바랍니다:

    * 직원들이 맡은 업무를 누락시키거나 일정안에 끝내지 못하는 상황이
      늘어난다.

    * 담당한 업무 이력 및 관련 자료를 찾기 위해 이메일을 검색에 시간을
      소모하는 
직원들이 늘고있다.

    * 주요 업무 미팅에 참석하는 인원도 늘어나고 미팅 시간도 늘지만,
      일 진행 속도나 효율성은 계속 제자리를 맴돌고 있다.

여러분이 위 현상들을 자주 경험하고 있다면, 이제 행동을 취해야 할
시점이 아닐까요? 갑자기 모든 문제들이 해결되고 우리 팀 업무 효율이 화악~ 오르지는 않겠지만, 시간이 지날수록 더욱 효율적이고
강한 기업이 될 겁니다. 



 

해결 방안은?



매일 아침 업무 리스트 정리하기:
아주 간단하지만, 생각보다 잘 안 지켜지고 많은 전문가들이 업무 관리의 첫 번째로 추천하는 항목이죠. 매일 아침 여러분과 직원들이 그날 해야 할 업무 리스트를 정리하는 겁니다. 제 경험으로는 딱 10분이면 됩니다. 투자 시간은 10분이지만 효과는 확실합니다. 업무 리스트를 정리하면서 많은 일들이 같이 정리되죠. 처리해야 할 업무 순서, 필요한 자원 및 업무 처리 방식 그리고 필요한 협업 대상과 범위도 쉽게 정리가 되는 효과가 있습니다.

적절한 업무 위임: 
업무 리스트 정리와 함께 적절한 위임이 따라주면 업무 효율성이 배가되겠죠. 업무 위임은 담당자에게 일을 할당한다는 의미도 있겠지만, 직원이 수행 중인업무량 및 진척도 그리고 직원들의 업무 능력 등을 고려해서 팀원간의 업무 균형을 갖는다는 의미도 갖습니다. 업무 생산성이 떨어지고 업무가 제때 마무리되지 않는 팀이나 조직의 경우에는 두 번째 업무 위임이 휠씬 더 중요하다고 전문가들은 지적합니다.


그리고 좋은 업무 관리 툴 이용:
세 번째는 구성원들이 쉽고 편하게 그리고 꾸준히 사용할 수 있는 좋은 업무 관리 툴을 도입해 활용하는 겁니다. 그런데, 앞의 팁들은 아주 오래 전부터 공유된 아이디어죠. 세종대왕처럼 엄청나게 많은 일을 하신 분도 활용하셨을겁니다. 산업혁명을 거치면서 생겨난 초기 기업들도 그럴테죠. 하지만, 이들은 현대 기업처럼 높은 효율성을 확보하지만 못했습니다. 좋은 아이디어와 방법론을 뒷받침해 주는도구와 환경이 부족했기 때문입니다. 좋은 아이디와 방법론은 최적의 툴을 만났을 때 꽃을 피울 수 있습니다.



좋은 업무 관리 툴이란? – Microsoft 플래너!



하나, 업무 관리 툴은 조직 구성원 누구나 써야 하기 때문에 설치와 사용이 쉬워야 합니다.
- 무조건, 설치와 이용이 복잡하면 직원들이 멀리하고 결국에는 왜, 도입했지?라는 질문을 받게 되죠. 

둘, 사용자들의 다양한 업무 환경을 지원해야 합니다. 
- 어떤 직원은 PC에서, 다른 직원은 스마트폰에서 업무를 봅니다. 좋은 협업 툴은 사용자들의 다양한 업무 방식을
  지원할 수 있어야 합니다. PC, 스마트폰, 태블릿 및 웹 그리고 앱 모두 말입니다. 

셋, 협업 툴, 일정관리 및 문서관리 서비스 연동이 중요합니다.
- 업무를 잘 관리하기 위해서는 일정관리, 관련 정보 및 문서 통합 관리, 다른 인원과의 협업이 꼭 필요합니다.
  따라서, 좋은 업무 관리툴은 관련 기능과의 연동이 보장돼야 합니다. 

넷, 사용자 IT환경과의 호환성을 보장해야 합니다.
- 사용자의 아웃룩과 연동되어 일정이 바로 공유되고 MS워드, 엑셀 등의 오피스 제품과 통합되어 문서 편집과 공유가 가능하다면,
  진짜 업무 효율성이 좋아지겠죠. 

다섯, 운영 안정성과 보안이 믿을 수 있나요?
- 시장에 소개된 업무 관리 툴은 대부분 클라우드 서비스입니다. 따라서 제공 업체의 서비스 운영 및 보안 능력을 확인해야 합니다.



어떤 업무 관리 툴을 검토하시나요? MS플래너, 트렐로(Trello),잔디(jandi) 혹 아사나(Asana)?
위 기준으로 업무 및 프로젝트 관리 툴을 선택한다면 최선의 결과를 얻으실 수 있습니다!